COWORKING & EVENT MANAGER - CDI

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COWORKING & EVENT MANAGER – CDI – Date de démarrage : septembre 2024 – Suresnes

 

Qui sommes-nous ? Créé en 2016, Work & Share est un opérateur familial qui conçoit, anime et opère des espaces de coworking et d’événementiel en Ile-de-France. La société gère actuellement 13 espaces de bureaux totalisant 25.000m2. Nous avons pour ambition d’atteindre un parc de 50.000m2 pour 25 espaces à fin 2026. Nous proposons des offres de bureaux privatifs, de bureaux partagés ou de coworking ainsi que des offres événementielles pour les entreprises.

 

Si nous devions définir nos espaces de coworking par 3 mots : FAMILIAL – TAILLE HUMAINE – PARTAGE

 

Notre communauté de résidents se compose de plus de 300 d’entreprises et de plus de 2.500 coworkers de tous horizons : équipes projets, TPE/PME, agences, start-up, auto-entrepreneurs, grands comptes. Nous formons une équipe jeune et dynamique de 40 collaborateurs avec 26 ans de moyenne d’âge. L’équipe Work & Share sera composée de : 1 senior Hospitality & Event Manager, 1 Hospitality & Event manager, 1 Junior Hospitality & Event manager.

 

Les missions :

Ouverture de l’espace :

● Participation à l’ouverture de l’espace

● Gestion des prestataires

● Mise en place des procédures

 

Gestion opérationnelle de l’espace de coworking :

● Ouvertures / fermetures de l’espace : veiller à la tenue correcte de l’espace

● Gestions des achats courants : fournitures, consommables

● Gestion de l’accueil : assurer l’accueil et fournir des informations/renseignements aux visiteurs, superviser et gérer la gestion des badges d’accès, gérer les accès aux différents espaces

 

Événementiel :

● Prospection quotidienne : relance des clients gagnés et des clients perdus

● Visite événementielle avec les prospects

● Réponse aux demandes de devis en 1h maximum

● Gestion et suivi des fiches Pipe Drive et des relances

● Gestion des plateformes de diffusion et prescripteurs et mise à jour

● Organisation et coordination des événements sur le terrain : MEP salle, commandes traiteur, accueil client, mise en place traiteur, débarrassage salle

● Gestion de la facturation event

 

 

Relation client / Onboarding / Offboarding :

● Préparation de l’arrivée des nouveaux résidents ( préparation du bureau, des accès / badges / clés, accueil le jour j, présentation du site et des équipes, EDL)

● Suivi de l’offboarding des clients sortants (EDL, suivi des travaux si besoin)

● Relation client au quotidien

● Organisation d’événements pour les résidents à raison de 2-3 fois par mois

(petit-déjeuner, afterwork, ateliers business, dégustation, séance de sport, services bien-être, semaine à thème etc…)

● Animation pour l’ensemble des locataires de l’immeuble

Management des prestataires : ● Ménage : Contrôle qualité mensuel + suivi ménage quotidien

● Travaux d’aménagement clients : demande de devis et suivi des travaux

● Relation avec le Bailleur et/ou Property Manager

 

 

Management Junior Hospitality Manager :

● Le Junior Hospitality Manager épaule les responsables au quotidien sur la partie opérationnelle du site.

● Il est chargé de l’animation de la communauté et reste proche des résidents.

● Le junior participe activement au développement de notre pôle événementiel en faisant de la prospection et en aidant sur la logistique lors des événements.

● Il participe également au développement de la nouvelle offre hospitality

● Il est aussi en mesure de faire des visites de l’espace à des clients.

Le junior accompagne le responsable sur tous les projets de l’espace de coworking.

 

 

Commercialisation / Prospection :

● Visite de l’espace pour les Nomades, Dedicated et Bureaux

● Gestion et suivi des fiches Pipe Drive et des relances

● MAJ du fichier pricing à chaque signature

● Préparation des bureaux et du site pour les visites clients

● Commercialisation de l’immeuble avec l’appuie de l’équipe commerciale

 

 

Administratif et comptabilité :

● Reporting Opérationnel

● Reporting chiffre d’affaires (Coworking et Evénementiel)

● Édition et envoi des contrats aux clients

● Vérification des factures bureaux et des paiements avec le service finance

● Vérification des acomptes pour les events et le suivi des règlements clients

● Tenue du budget d’exploitation

● Gestion de la domiciliation

● Contrôle et gestion du stock de l’espace

 

 

Gestion Hospitality :

● Gestion de l’Expérience Client

● Créer une communauté dynamique

● Gestion des Installations et des Équipements

 

 

Profil recherché :

● Tu es polyvalent(e) et organisé(e)

● Tu possèdes une grande capacité d’adaptation

● Tu as un véritable sens de l’accueil et du service

● Tu es autonome et force de proposition

● Tu es toujours enthousiaste avec un relationnel exceptionnel

● Tu es calme et réactif(ve) en toutes circonstances

 

 

Toute expérience dans le secteur de l’hospitalité sera fortement appréciée !

 

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